文件名没有适用于所有人的统一规则。临时使用的个人文件可以简单命名；需要长期查找、交接或保留修改过程时，统一格式更方便。选择命名方式时，应结合文件内容、用途和查找习惯，而不是一味缩短文件名或添加很多字段。

日期写在文件名前面，按名称浏览时更容易看出时间；放在后面，主题则更醒目。关键是选定一种位置和格式并保持一致，例如统一写成“20240518”，不要在同一文件夹里混用不同日期格式。还要说明日期代表什么：制作、收到还是提交时间，不能仅凭文件名推断。

日期和版本标记用途不同。日期记录时间信息，版本标记区分修改次序，如“初稿”“修订稿”或“v2”。如果文件会反复修改，固定使用一种版本写法更容易辨认；如果按日期保存副本，要确认日期足以区分文件。同一天有多个版本时，只写日期可能无法区分它们。

名称可以按“主题、日期、版本”等信息排列，但不必每项都写。个人记录可优先保留主题和关键时间；需要交接时，可加入项目或用途等辨识信息。文件名应能帮助自己或接收者判断内容，单独使用“新文件”“最终版”等词，脱离上下文后往往难以辨认。

整理或改名之前，先确认要处理的文件和目标文件夹，并留意是否有同名文件，以免覆盖或混淆。移动文件时，核对内容、副本和目标位置；如果只是改名，不要顺手删除不确定的副本。完成后再检查文件名、内容和位置，确认这套命名方式确实便于查找，再用于后续文件。