文件夹层级没有适用于所有情境的固定结构。设计时要看文件如何被查找和使用：个人整理可以按用途或项目分类；多人协作还要考虑大家是否理解相同的名称和归档规则。分类的目的在于方便整理和查找，不是不断加深目录，让结构看起来更整齐。

开始调整前，先确定主要查找方式：按项目、文件类型，还是处理状态。接着确认要整理哪些文件、目标位置在哪里，以及是否已有副本。移动或删除前，核对文件内容和目标文件夹；涉及同步时，也要确认同步位置，避免连不需要的文件一起移动。

个人使用时，可以先设一个主要文件夹，再按任务或项目划分下一层，确有需要时再细分。如果经常按文稿、图片查找，就适合按类型分组；如果更常按项目阶段查找，按阶段分类会更直接。选择一种符合实际习惯的主要分类方式即可，不必叠加相近的分类维度。

多人协作或长期归档时，目录不只要符合个人习惯，还要让其他使用者看得懂。文件夹名称应说明内容或用途，层级也应能帮助成员判断文件该放在哪里。若成员使用不同叫法，可以先约定名称和存放位置，避免各自按个人理解归档。

整理现有目录时，先挑少量熟悉的文件试着调整，并记下原位置和新位置。移动后检查文件是否在预期目录、能否正常打开；如果涉及同步，再确认同步位置显示符合预期。发现放错，可以按记录移回原处。不要因为目录看起来复杂，就批量删除或改动不熟悉的文件。

最后按日常任务检查：自己能否稳定找到目标文件，其他使用者能否理解分类？如果经常要记住很长的路径，或同一文件似乎属于多个类别，可以减少层级，或确定一个主要存放位置并使用清楚的名称。调整后继续观察查找过程，再根据需要小幅修改。