文件夹不是分得越细越好。先明确主要用途：快速找到常用文件、按项目归档，还是区分资料类型。打开上级目录后，名称应能一步步缩小查找范围；如果总要猜文件放在哪一类，说明分类不够直观。

按项目整理时，可以用项目名作为上级，再分资料、过程文件和交付内容。按时间整理时，年份或月份可作上级，不必再叠加多层日期目录。若文件少、用途单一，放进一个名称清楚的文件夹通常更省事，不必预先建立空目录。

还要考虑谁会使用，以及大家怎样查找。个人整理可按常做的任务或文件类型分类；多人共用时，优先选大家都看得懂的项目名和分类词，少用只有创建者明白的简称。同一文件若对应多个分类，先确定一个主要存放位置；其他位置可用索引或快捷方式指向，避免复制出多个版本后难以分辨。

判断层级是否过深，可以模拟一次查找：从最上级开始，能不能根据目录名找到目标？如果中间目录只是重复表达上一级的意思，或要连续打开许多层才能看到常用文件，可以合并重复层级。相反，如果一个目录里的内容杂乱、名称相近，再按稳定属性拆分；不要只因文件变多就继续加层。

动手整理前，先确认处理范围、现有内容和目标位置。移动前检查是否有同名文件，并保留可恢复的副本。每次整理一小批，完成后核对文件名称、数量和能否打开，再继续处理。移动、删除和同步并非一回事；如果不确定某个目录是否正被应用使用，先暂停，查清用途再操作。

最后用查找和新增文件检验规则：新内容能否照同一方式归档，其他使用者能否看懂目录名，原有文件是否仍容易找到？若分类难以重复使用，就考虑简化或改名。团队和软件的目录习惯各不相同，没有适用于所有人的固定层数；重点是便于查找、减少混淆，并能在出问题时恢复。